Lokalavdelningarna i ÖSP ordnar snart årsmöten. Tekniskt genomförs de via Teams som hybridmöten. Först ut är Kvevlax lokalavdelning som lockar deltagare med gratis pizza – en idé som de fått av en annan lokalavdelning.
– Teams och virtuella möten börjar vara ett beprövat koncept vid det här laget. Men utmaningen som jag ser det är att få medlemmarna att delta i lokalavdelningarnas årsmöten. Vi hoppas att så många som möjligt deltar, säger Johnny Enström, ordförande för Kvevlax lokalavdelning av ÖSP.
Kvevlax lokalavdelning håller årsmöte måndagen den 8 mars och är först ute inom ÖSP i år. För att öka intresset för att medverka i mötet kommer lokalavdelningen att locka med gratis pizza.
– Det är oklart hur det är med intresset bland medlemmarna att delta i ett möte som ordnas som hybridmöte där de flesta deltar virtuellt. Då hörde vi att Terjärv lokalavdelning skulle försöka locka deltagare med gratis pizza och då beslöt vi också att använda det knepet, säger Johanna Nyman, viceordförande för Kvevlax lokalavdelning.
I praktiken kommer alla som anmäler sig inom utsatt tid till mötet får ett presentkort för en pizza till grillen i Karperö.
– Karperö är geografiskt den bästa platsen eftersom medlemmarna i Norra Korsholm hör till Kvevlax sedan många år, säger Nyman.
Johanna Nyman är också medlem förbundsstyrelsen som ingående har diskuterat hur årets lokalavdelningsårsmöten ska genomföras på bästa sätt. Trots att tekniken för virtuella möten vid det här laget är pålitlig finns ändå en del utmaningar.
– I förbundsstyrelsen har vi funderat på hur vi ska bygga upp det i praktiken. För att allt ska gå så smidigt som möjligt valde vi plattormen Teams som vi använder flitigt inom förbundet. Sedan beslöt vi att varje lokalavdelning ska utse en person som har ansvaret för det tekniska, berättar Nyman, som själv utsågs till tekniskt ansvarig i Kvevlax lokalavdelning.
Haft informationsmöten
Förbundet har också haft två informationsmöten för lokalavdelningarnas ordföranden.
– Det har varit bra för det är viktigt att allt är klart när mötena nu ska ordnas, säger Enström.
Kvevlax lokalavdelning ordnar sitt möte i gamla skolköket i Koskö, varifrån mötet sänds via Teams. De övriga lokalavdelningarna genomför sina möten enligt samma koncept som hybridmöte. Det innebär i praktiken att det finns en fysisk mötesplats men att man kan delta på distans, vilket också rekommenderas på grund av pandemin.
– För att kunna delta på distans måste man anmäla sig. Det är också önskvärt att även de som eventuellt deltar fysiskt i mötet anmäler sig, säger Susanne West, verksamhetsledare för ÖSP.
Förbundet har också gett instruktioner hur lokalavdelningarna kan genomföra sina årsmötet. Under Kvevlax lokalavdelnings årsmöte är Nyman, Enström och avdelningens kassör Alf Burman på plats och genomför det tekniska och sköter möteshandlingarna.
– I och med att det är ett hybridmöte kan de som vill delta fysiskt i mötet vara på plats så länge antalet personer är högst tio. I enlighet med rekommendationerna kan då ytterligare sju personer delta i mötet fysiskt, förklarar Nyman.
För att antalet deltagare i misstag inte överstiger rekommendationerna på högst tio personer är det viktigt att anmälningarna görs i tid.
– Anmälningarna till vårt möte ska helst ske minst tre dagar innan mötet, det vill säga på fredagen den 5 mars. Där ska det också framgå hur man önskar delta i mötet, säger hon.
Anmälningarna ska göras via anmälningsformuläret som finns på ÖSP:s webbsida eller till förbundets kanslist Gun Boström, som därefter sammanställer en lista över deltagare. Lokalavdelningarna skickar därefter kallelse med en länk till mötet per e-post.
– Vi skickar en länk till alla som anmält sig. Det enda man behöver göra är att klicka på länken så öppnas Teams så deltagarna behöver inte ladda ner något program, berättar Nyman.
Om det blir en stor teknisk utmaning att öppna länken rekommenderar hon att man frågar om hjälp.
– Har man inte en egen dator kanske man kan komma överens med grannen att man kommer in och lånar utrustningen. Den som inte har använt Teams förr kanske har ett barn som kan hjälpa till.
Hoppas på många deltagare
Vanligen brukar Kvevlax lokalavdelning av ÖSP ha omkring tjugo deltagare på sina årsmöten. Om det antalet överskrids nu återstår att se.
– Jag tvivlar på att vi når över det normala deltagarantalet men vi ska hoppas att en gratis pizza bidrar till att vi lockar fler, säger Enström.
Nyman fortsätter:
– Det blir svårt att locka fler än normalt, men det kan också hända att fler som annars har förhinder på grund av jobb kan delta virtuellt. Det gäller i synnerhet yngre som kan vara med i mötet på sin telefon trots att det jobbar. Men det återstår att se hur det blir.
En som kan vittna om att det går bra att delta i möten virtuellt trots jobb är Enström.
– Jag är skogsmaskinförare och har flera gånger deltagit i möten virtuellt samtidigt som jag jobbat. Så det fungerar utmärkt åtminstone för mig som sitter ensam i en hytt.
Nyman tycker det är bra att lokalavdelningarna kan genomföra sina möten trots att hybridmöten inte är optimala.
– Men läget med pandemin tillåter inte det så därför måste det bli så här. Tyvärr tenderar virtuella möten att minska på diskussionerna för tröskeln för de som är ovana att säga något blir högre. Så det gäller att de som leder mötena är aktiva och förberedda, säger hon.
Enström hoppas att spridningen av covid-19 så småningom lättar och samhället på sikt kan återgå till det normala.
– Jag börjar sakna riktiga möten där man kan träffas på plats. Den fysiska kontakten är viktig, säger han.
Kvevlax lokalavdelning inleder mötet kl 19 den 8 mars. I mötet deltar ÖSP:s viceordförande Niclas Sjöskog som håller ett föredrag. Samma dag och tid håller också Närpes Östra lokalavdelning sitt möte i Pjelax byagård samt virtuellt.