Konsten att kommunicera, visualisera och motivera sig själv och andra var teman när ProAgria Lantbrukssällskapet inom ramen för projekten ”Ihme – Framme” med fokus på personalledning inom primärnäringarna och ”Beredskap i Österbotten 2.0” ordnade inspirationsdag i början av mars.
Till ”Ledarskapets inspirationsdag” som ordnades på Hemmergården i Solf hade arrangörerna bjudit in kommunikationsexpert Elli Flén, mjölkproducent Stieneke IJdema och Performance Coach Jeanette Szymanski.
Elli Flén belyste inledningsvis vikten av tydlig kommunikation och ökad förståelse för personliga olikheter. Hon har tidigare jobbat som journalist, presschef och specialmedarbetare åt en tidigare försvarsminister, men även tjänstgjort som fredsbevarare i Afghanistan och Kosovo.
Idag fungerar Elli som kommunikationskonsult och vd för kommunikationsbyrån Losvik & Flén med säte i Nykarleby.
Elli konstaterar att vårt sätt att kommunicera har ändrats radikalt under de senaste 25 åren, främst med tanke på teknik och teknologi. Hur våra hjärnor fungerar har däremot inte förändrats på 200 000 år, även om vi blivit mer bildade och civiliserade.
Vad betyder det för kommunikation och för en ledare som behöver kommunicera?
– Mer än vi tror går vi på instinkt, säger Elli. När vi träffar en ny person bestämmer vi oss på en kort sekund om det är någon vi kan lita på eller inte. Det här kunde vara livsavgörande för en stenåldersmänniska och som ledare är det avgörande att få dem du ska leda att lita på dig!
Nyckeln till att kommunicera som chef är att begripa vem man kommunicerar med, hur de tänker och känner.
– Vi måste ha förståelse för att vi har olika personlighet, livssituation och kultur, betonar Elli och går igenom våra olika personlighetstyper grovt indelat i fyra.
Dels tänker och fungerar vi olika. Vi kan vara introverta eller extroverta, ha fokus på uppgiften eller på mänskorna vi samexisterar med och ha väldigt olika nivåer av egenskaper som ambitiös och målmedveten, optimistisk och kreativ, analytisk och reflekterande samt tålmodig, pålitlig och uppmärksam.
De kulturella dimensionerna
Kulturella skillnader tillför ytterligare dimension. Kultur är det sätt att leva och vara som vi har vuxit upp med och lärt oss från vår omgivning.
Hit hör religion, på vilken vi bygger vår värdegrund, men även seder och språk. Det gör att vi förstår saker på det sätt vi lärt oss.
Elli lyfter fram några av de kulturella dimensioner som den holländske professorn Gert Hoftstede tagit fram; maktdistans, individualism/kollektivism samt framgångsfokus.
Hög maktdistans innebär att det finns stora hierarkiskillnader i ett samhälle och att den som är lågt ner accepterar det.
– Finland har låg maktdistans, säger Elli. Vi har ett ganska jämlikt samhälle och inga problem med att ifrågasätta lärare och chefer, men så är det inte i alla länder.
En anställd som har vuxit upp i en kultur med hög hierarki, håller avstånd och besvärar ogärna sin chef. Ibland kan det finnas intern maktfördelning bland anställda som man inte är medveten om, men som chef måste man förstå problematiken.
Skillnaderna mellan ett individualistiskt samhälle och kollektivism är också värda att uppmärksamma.
I det förstnämnda har individen full bestämmanderätt över sig själv, medan många hitflyttade kommer från samhällen där kollektivet – familjen, klanen eller byn – är viktigare än individen och det är svårt för den enskilde att bryta sig loss.
Det här är något som eventuellt kan ha inverkat på att ockerhärvan i ett växthus i Närpes blev oerhört komplicerad och omfattande då man är lojal mot kollektivet.
Risk för kulturkrock
• Språk. Viktigt med bra och pålitlig tolk, helst neutral.
• Läskunnighet. Ingen självklarhet, bildningsnivån kan variera kraftigt.
• Kroppsspråk. Kan ha olika betydelse, olika betoningar.
• Uttryck och begrepp. Kan ha olika betydelse i olika kulturer.
• Varning för skämt. Stor risk för missförstånd. Undvik bajshumor.
Leder lantbruk med Lean
Stieneke IJdema är mjölkproducent och förespråkare av Leanfilosofin.
Ursprungligen kommer hon från Holland, men 2014 flyttade fyrabarnsfamiljen till Jylland i Danmark för att kunna expandera sin mjölkgård.
På Fruerlundgaard finns i nuläget 560 kor, 9 mjölkningsrobotar och 308 hektar mark för vallodling och här jobbar personer av olika nationalitet enligt olika former av överenskommelse; en heltid, en deltid, tre studerande samt tre personer med funktionsnedsättning.
För snart tio år sedan började lantbrukarparet implementera Lean Management i sitt arbete och Stieneke har därutöver utbildat sig till Lean Manager och CowSignals MasterCoach.
2020 grundade hon rådgivningsfirman Fruerlund Farm Management. Hon besöker mjölkbönder och läser med hjälp av CowSignals av kors beteende och signaler genom att titta, höra, lukta och känna vad de förmedlar.
Därefter reagerar de på signalerna och gör åtgärder för att få bättre optimerad hälsa, välfärd, näring och prestanda. Något som i förlängningen leder till förbättrad produktion.
Pågående förbättring
Inom Lean Management arbetar man med produktionsplanering, optimering av flow och arbetsprocedurer.
Grundtanken är att ständigt förbättra arbetssätten, göra dem smartare och effektivare genom att granska tillvägagångssätt, eliminera svinn, underhålla maskiner och djur i förebyggande syfte samt att ta tillvara anställdas kompetens.
Stieneke säger att Lean har bidragit med större förtjänst, bredare översikt, bättre djurhälsa och mer engagerade anställda.
– Kommunikationen har förbättrats och missförstånden minskat, säger hon. De anställda är nöjdare då de känner sig delaktiga, de tar större ansvar och förstår bättre varför olika arbetsmoment ska utföras.
Hon betonar att Lean handlar om att skapa en vi-kultur och för att motivera anställda måste man visa respekt, annars går det inte.
– Det är viktigt med höga, men realistiska mål, säger Stieneke. Arbetsuppgifterna ska kännas meningsfulla och målen kunna visualiseras. Som ledare ska man bekräfta anställdas ansträngningar, genast reagera på dåligt utfört arbete och skapa utrymme för coachning.
Ledarskap är motivation
Jeanette Szymanski är Performance Coach, föreläsare och utbildare med bas i Vörå.
Hon har lång erfarenhet av att arbeta med bland annat företagsledare, toppidrottsmän och politiker och har studerat psykologi vid Åbo Universitet. Hon är även utbildad Master Trainer i NLP – Neurolingvistisk programmering och andningsinstruktör.
Jeanette berättade om vikten av och hur man kan motivera sig själv i sitt ledarskap, om Självbestämmandeteorin och om våra omedvetna psykologiska behov.
Ledarskapets uppgift är att få en arbetsplats att samverka. Tillvägagångssätten må variera men målsättningen är att arbetstagaren ska uppleva att hen verkligen vill, inte måste, göra ett jobb. Det gör den anställda mer motiverad och tillfreds.
– Motivation smittar av sig och för att ditt team ska vara motiverat måste du som ledare vara toppmotiverad, säger Jeanette. Precis som du leder och motiverar din personal måste du leda och motivera dig själv för att uppnå dina egna och företagets mål.
Ett bra självledarskap är alltså det viktigaste ledarskapet. En bra ledare stöder och stöttar, ger support och guidar, medan en osäker detaljstyr och berättar hur arbetet ska utföras.
Hållbar och långsiktig motivation
Jeanette presenterade Självbestämmandeteorin som tagits fram av psykologerna Edward Deci och Richard Ryan och kallar den för Framtidens Ledarskap.
Hon förklarar varför morot och piska samt straff och belöning inte är lika hållbara sätt att leda som Självbestämmandeteorin.
– Belöning gör anställda tillfälligt glada, men inte motiverade, säger hon. Därför funkar det inte med kampanjer, provision och bonuslöner i längden.
Enligt Självbestämmandeteorin bör arbetet vi gör innehålla autonomi, kompetens och samhörighet. Anställda ska känna att det finns utrymme och möjlighet att påverka och ta beslut inom vissa ramar, men det är också viktigt att göra framsteg, känna sig stödd och uppskattad.
Att sätta tydliga och mätbara mål anpassade till ens nuvarande förmåga och situation är ett sätt att få mer kompetens.
Med MAKT-modellens hjälp kan vi ta reda på om vår målsättning är Mätbar, Attraktiv, Kontrollerbar eller Tidsbestämd.
– Sträva efter att låta anställda ha så mycket autonomi och kontroll som möjligt över arbetsuppgifterna och detaljstyr inte, manar Jeanette. Erbjud dem alltid stöd och vägledning och säkerställ därmed en känsla av samhörighet.
MAKT-modellen
Lars-Eric Uneståhl, filosofie doktor i psykologi och pionjär inom mental träning, har skapat MAKT-modellen som visar huruvida en målsättning är hållbar:
M som i Mätbart – det du inte kan mäta kan du inte hantera och kontrollera.
A som i Attraktivt – målet ska vara attraktivt, svarar ofta på frågan ja? eller nej?
K som i Kontrollerbart – kan jag kontrollera det?
T som i Tidsbestämt – när börjar vi, när slutar vi, hur länge håller vi på?
Psykologiska grundbehov styr vårt beteende
Jeanette lyfte också fram vikten av att skapa förutsättningar för våra psykologiska grundbehov – omedvetna mekanismer som är så pass starka att de på olika sätt styr oss i vår vardag.
De sex grundbehoven är: säkerhet och trygghet, variation och spänning, att känna oss unika och speciella, kärlek och kontakt, utveckling och att växa samt att bidra.
– Gemensamt för dem alla är att vi värderar dem på olika sätt och därför beter oss olika, förklarar Jeanette. Vi tenderar att gilla ”quick-fix” framom långsiktiga lösningar, vi vill bort från smärta och gå mot njutning och vi tillgodoser dessa behov på antingen positiva, negativa eller neutrala sätt.
– Grundbehoven är så pass starka att vi är kapabla att ge upp våra starka drömmar, förtydligar hon.
För att utvecklas behöver vi utmana oss själva och stiga ur vår bekvämlighetszon, men när vi tampas med perfektionism, beslutsångest och konflikträdsla stannar vi kvar.
Att inte ha självförtroende att göra saker är inte motiverande och när kompetensen är för låg och utmaningen för hög är inte heller det motiverande.
– Allt som inte utvecklas stagnerar, säger Jeanette. När du stiger utanför din bekvämlighetszon expanderar den och du övar ditt självförtroende. Du blir starkare, vågar ta beslut och sätta gränser. Så det är värt att värdera utveckling!