Det nya inkomstregistret tas i bruk den första januari 2019. Registret är en nationell, elektronisk databas för inkomstuppgifter. Arbetsgivare ska från och med 1.1.2019 lämna uppgifter om utbetalda förvärvsinkomster till inkomstregistret inom fem dagar från lönedagen, det vill säga då lönen är på arbetstagarens konto.
Förändringen gäller alla arbetsgivare och alla enskilda näringsidkare som betalar ut lön åt anställda. Tidigare gjorde arbetsgivarna så kallade årsanmälningar, men de faller nu bort. Från och med januari anmäler man istället till inkomstregistret varje gång man betalar ut lön, det vill säga varje gång löneperioden tagit slut.
Det huvudsakliga syftet med inkomstregistret är att lätta på arbetsgivarnas administrativa börda genom att införa enklare sätt att anmäla och rapportera löner som betalas.
– Inkomstregistret borde i princip göra allting lättare och snabbare, säger sakkunnig Kristel Nybondas på Landsbygdens Arbetsgivareförbund LAF. Det nya är att man med en enda anmälan sköter att informationen går till flera ställen.
På LAF har hösten varit arbetsfylld och för närvarande utbildar man för högtryck.
– Vi utbildar medlemmar över hela landet, berättar Nybondas.
Förbundet utbildar först och främst sina egna medlemmar, men föreläser också för andra producentföreningar inom branschen. LAF samarbetar med SLC i utbildning om arbetsrättsliga frågor.
Hur komma igång?
Hur skall man då som exempelvis enskild näringsidkare göra för att komma igång med det nya systemet?
– Det finns bra information på inkomstregistrets egen webbplats. Det man skall börja med att göra är att skaffa sig en fullmakt. Den behövs för att man skall kunna göra anmälan om utbetald lön till inkomstregistret. Fullmakten kan man få via webbtjänsten Suomi.fi eller i Katso-tjänsten, berättar Nybondas. Inkomstregistret har också en egen e-tjänst, så det är möjligt att sköta anmälningarna även den vägen.
Nybondas har full förståelse för att det kan kännas lite jobbigt till en början att vänja sig vid ett nytt system, men meningen är att registret skall minska pappersarbetet och de manuella skedena.
– Tidigare var man tvungen att göra årsanmälningar till fyra olika instanser: Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, arbetslöshetsförsäkringsfonden och arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen. I och med inkomstregistret behöver man inte längre anmäla samma sak många gånger till flera olika ställen, utan anmäler en gång till samma ställe. De fyra årsanmälningarna faller alltså bort, även om man förstås blir tvungen att göra en månatlig anmälan i samband med att man betalar ut lön.
Löner, naturaförmåner och kilometerersättningar
Till inkomstregistret anmäls alla löner oberoende av den utbetalade lönens storlek. Förutom penninglön skall också naturaförmåner anmälas till inkomstregistret.
Till registret skall även anmälas skattefria kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar. Arbetsgivaren skall utöver löneuppgifter även lämna in en separat anmälan varje månad där det meddelas det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under månaden ifråga.
En förutsättning för det nya systemet är att processen är elektronisk. Uppgifter får ges på pappersblankett bara av särskilda skäl.